河北农业大学

关于印发《河北农业大学行政公文处理办法》的通知

校综字（2009）6号

各中层单位：

为保证学校行政公文处理工作更加规范化、制度化、科学化，学校研究制订了《河北农业大学行政公文处理办法》，现予以印发，请遵照执行。

特此通知。

附件：河北农业大学行政公文处理办法

河北农业大学

二〇〇九年十二月二十三日

河北农业大学行政公文处理办法

第一章 总则

第一条为保证学校行政公文处理工作更加规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条学校行政公文，是指学校在行政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是学校依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第五条校长办公室是学校行政公文处理的管理机构，主管学校行政公文处理工作，并对其他行政部门和各学院的行政公文处理工作进行业务指导。

第六条各单位应有一位负责人分管公文处理工作，并设专人进行公文处理和立卷归档工作。

第二章 公文种类

第七条学校常用行政公文种类

（一） 决定

适用于对学校重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。

（二） 决议

适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（三） 意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知

适用于发布学校规章制度，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项，任免人员。

（五） 通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。

（六）通告

适用于在学校范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七） 报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十） 规定

适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十一） 函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二） 会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉密公文应标明密级和保密期限，绝密、机密级公文应标明印刷序号。

（二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应使用全称或规范简称，联合行文时主办机关列前。党政联合发文，版头用“中共河北农业大学委员会”或“中共河北农业大学委员会文件”；学校行政发文，用“河北农业大学文件”。

（四）发文字号应包括机关代字、年份、序号，联合行文只标主办机关发文字号。

学校行政公文发文字号由校长办公室统一编排。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应准确、简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当由发文机关、事由和文种三部分组成。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，抄送机关指主送机关外需执行或知晓的其他机关，主送、抄送机关名称均应使用全称或规范简称、统称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之间注明附件序号和名称。

（九）成文时间，以负责人签发的日期为准。联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。会议通过的事项，以通过日期为准。

（十）公文除“会议纪要”外，均应加盖学校印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关均需加盖印章。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。

（十二）公文应标注主题词，上行文按上级机关的要求标注主题词。

第九条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》执行。

第十条公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）,左侧装订。首页格式纸共分4种，由校长办公室按照上级文件规定的规格印制。

（一）以学校名义向校内各单位发出的决定、通告、通知等，使用“河北农业大学文件”（下行文）格式纸，公文眉首（即位于公文首页红色反线以上的各要素）位于首页公文三分之一处。

（二）以学校名义向上级单位呈送的请示、报告等使用“河北农业大学文件”（上行文）格式纸，公文眉首（即位于公文首页红色反线以上的各要素）位于首页公文二分之一处。

（三）以学校名义在不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题等，使用“河北农业大学”（函件）格式纸，公文眉首位于首页公文上端。

（四）会议纪要使用“会议纪要”专用格式纸，公文眉首位于首页公文三分之一处。

第四章 行文规则

第十一条行文应当确有必要,注重效用。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。能以普通函件发文的，不用正式文件。

第十二条行文关系根据职权范围和隶属关系确定，一般不得越级请示和报告。行文关系主要有上行文、平行文、下行文。

第十三条校长办公室负责学校对外正式行文，各职能部门在自己的职权范围内可以互相行文，但一律不得制发红色版头文件。

第十四条属于职能部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，但应上报主管校长，并抄送校长办公室备案。

第十五条职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

第十六条上级行政机关对我校的行文，一般应由校长办公室统一处理，需转发的应经校领导批准，由校长办公室转发。

第十七条由职能部门草拟的以学校名义上报下发的公文，必须经校长办公室核稿后报校领导审批、签发。

第十八条“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

第十九条除上级机关负责人交办的事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十条“报告”不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

第二十一条发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（一）草拟文稿

学校综合性工作报告、计划、总结及校领导交办的专项公文，由校长办公室负责起草，单项工作报告、请示由相关职能部门承办。

草拟行政公文应当做到：

1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的章程、办法、规定等，要切实可行并加以说明。

2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

3.文种使用正确。

4.人名、地名、数字、引文要准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

5.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。

6.应当使用国家法定计量单位。

7.文内使用非规范化简称，首次应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

8.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(二) 核稿

公文稿拟出后，部门负责人要认真审核，严格把关。审核的主要内容是：

１.是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定。

２.是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规，同上级和有关部门及本校历来的规定是否有矛盾。

3.涉及其他部门的事项是否已协商一致。

4.对文稿的内容和文字进行必要的修正补充。

文稿经有关部门负责人审核后，送校长办公室进行复核。

(三) 签发、缮印

1.以学校名义制发的公文，先由承办部门填写“河北农业大学行政发文卡”，并由负责人审核，如涉及其他部门，需会核，交校长办公室负责人批阅分办，再送有关校领导签发。拟稿、核稿和签发人均需签上全名和时间，以示负责。

2.文件签发后，由校长办公室统一编号、登记。

3.公文正式印制前，校长办公室秘书科应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

4.通过复核后的公文交付缮印。付印前的校对工作一般由拟稿人负责，校对者应签署姓名。

5.缮印文件要符合规定的公文格式，做到准确、清晰、整洁、美观。

(四) 用印、发送

拟发的公文最后经监印人员检查，如发文原稿手续完备，即予盖印；公文用印要端正、清晰，印章盖在发文机关名称正中央,要求上不压正文,下要压成文日期，并尽量使年月日露出。除正式公文盖印外，原稿也应盖印，以示办结。原稿盖印，一般在核稿和签发人姓名之下。带有领导签字的原稿和正本留交文书人员归档。

公文应按注明范围发送。

第六章 收文办理

第二十二条学校收文主要指上级机关来文、平行单位来文和校内基层部门来文。收文办理是指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十三条收到校内单位上报的公文，校长办公室需进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；涉及其他单位职权的事项是否已经协商、会签。

第二十四条经审核，对符合本办法规定的公文，登记并填写“请示报告卡”，校长办公室主任提出拟办意见送主管领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

第二十五条收到上级机关或者校外其他部门下发或者交办的公文，由校长办公室登记并填写“领导阅批文件卡”，校长办公室主任提出拟办意见，送校领导批示或者交有关部门办理。

第二十六条紧急公文，应当明确办理时限。校长办公室应防止公文因错分、积压、丢失而延误审批或者办理。

第二十七条各单位的公文经主要负责人签字、盖章后报校长办公室。除校领导直接交办或者指定索要的公文外，所有公文一律报送校长办公室。不符合规定的公文，校长办公室不予受理。凡封入信封的公文视作私人信件，校长办公室不予登记、跟踪。

第二十八条校领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十九条校领导审阅后，将文件退校长办公室处理，一般不直接交给承办单位。校长办公室收到领导批示的文件后，应按照批示意见及时处理。

第三十条承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。办理完毕，应在阅文单的下栏扼要写明办理情况与结果，并签署姓名与日期。办文过程中产生的相关材料应和来文放在一起，事毕交本部门文书人员保存并立卷归档。

第三十一条送校领导批示或者交有关部门办理的公文，校长办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十二条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、立卷、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十三条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本校的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十四条联合办理的公文，原件由主办部门整理、立卷、归档，其他部门保存复制件或公文副本。

第三十五条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案馆移交。

第八章 公文管理

第三十六条公文由各单位文秘人员统一收发、登记、分办、传递、审核、用印、归档和销毁。

第三十七条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹应当符合存档要求。

第三十八条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印外，经校领导或者校长办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。

第三十九条公文复印件作为正式文件使用时，须加盖复印机关证明章。

第四十条经学校批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十一条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十二条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十三条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案馆。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附则

第四十四条本办法适用于校级行政公文处理。校属各单位参照本办法执行。

第四十五条学校制定行政规章方面的公文，依照学校规定办理。外事方面的公文，按照外事工作规定办理。其他专用公文如合同书、协议书、契约、意向书、备忘录、倡议书、新闻稿、贺词、广告书等依据专门规定办理。公文中涉及电子邮件的有关规定按照上级颁布的相关法规执行。

第四十六条校长办公室对学校下发和转发的公文的贯彻情况应当进行督促检查。本办法执行中的具体问题，由校长办公室负责解释。

第四十七条本办法自公布之日起施行。学校原有相关规定同时废止。